東北にいきたいパソコンサポートなかざわですみなさんこんばんは。
前回の続きからです。
まず最初にとりかかったこととして、すでに作ってあるexcelのデータは目視した資産が前提なので、
そのデータについては資産管理ソフトからシールを出力して、
シールを貼ることになりました。
次にそのシールを目的物に貼付していきます、これがつらかった。
初年度に貼った枚数は1,500程だったと思いますが、
物が固まっておいてあるわけでもなく、我々が出向いての貼付作業ですから
冗談抜きで埃まみれです。それでも全部把握できていない。
やり始めた当初は本当に「あとからこんな作業を追加するなよ」と思ったものでした。
シールを貼ったらそのシールをバーコードリーダーで読む。
システム部員各自がそれぞれのフロアにある1,500を読み込むことで、
その場所にその物品がある、ということが証明される、という仕組みでした。
それでもだいぶ漏れはありましたので、行った先でシールを貼っていない物品があればいったん持ち帰って資産登録しなおしてシール貼りなおして読み直す、みたいな作業もだいぶ多かったと記憶しています。
最終的に結果を財務経理部にお届け、確認してもらったところで作業終了になります。
初年度は3か月くらいかかった記憶があります。
2年目以後はソフトウェアについても同様に資産管理しようよ、となりましたので
ライセンスやソフトウェアについても同様に管理を行うようになりました。
それに伴って発注業務の仕組みそのものに資産管理を組み込む形をとるようにしました。
書き起こすと面倒なことばかりで、しかもすでに買ったものの話しかしていないので
当初は大変でしたが、退職した後で思い返すと大変重要な仕事だった、とおもうのです。
何をいつどんな価格で購入し、簿価いくらで今どこにある、が瞬時に把握できる。
大企業になればなるほど困難です。
私が退職したころにはすでに物品数は数倍に膨れ上がっていましたので。
地味だけど大変重要でできるだけ会社作った直後からやるのが望ましいが、
余裕がないとまったくできない、でもやらないと会社が大きくなる時の重大な足かせになる作業の筆頭だと思っています。
おこづかい帳をつけるのは大事だよ、とおおむね誰しもが子供のころから習うことだとは思いますが、
買ったものの明細をつけることもおすすめしておきたいです。
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